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如何开好周例会

发布时间:2016-12-21

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管理其实是很简单的事情,但做到真难。就拿开周例会来说,就是一件非常简单又非常难做到的事情。有一家公司请我们讲如何开好会,他们的老总深感到他们的会议开得不好,他相信管理咨询公司一定知道如何开好会,所以让我们给他的管理层讲一讲。

管理咨询公司的管理不一定做得就非常好,还是因为,管理确实是一件非常简单但又非常难做到的事情(重要的啰嗦了三遍)。但管理咨询公司确实更容易知道如何做,因为他有更多专门的时间去研究。

一些企业里面周例会开得确实挺糟糕,怎么开的都有。有的是流水账式,主持人宣布会议开始,每个人按照既定的顺序,把自己想说的话一下,大家说完了,主持人说:“会议到此结束!”于是各自散去。有的是一言堂式,主持人说:“会议开始,请李总讲话…… ”总经理说了上周的工作,说了工作中的问题,对大家提出了工作要求,讲完了。主持人说,请大家针对李总发言谈自己想法。“没有想法,好,希望大家认真执行,散会!”于是各自散去。有的是聊天式,并没有固定之模式,想说什么的都有,到时间就结束,各自散去。

怎么开好周例会呢?

要知道如何开好会,其实记住一个英语单词就够了,PATIO,这个英语单词的中文意思是“庭院”。我们可以想象,开会在庭院里开,就更容易记住。英文是。这个单词的每一个首字母代表会议的一个原则。

目的(Purpose)

议程(Agenda)

时间(Time)

信息(Information)

结果(Outcomes)

1、会议的目的(Purpose)。会议一定要有目的,而且这个目的应该具体。有没有想过,周例会的目的是什么?通过跟进、细化、发现问题,改进,推进月度、年度目标的实现。总之,目的应该非常明确,不是为了开会而开会,是为了达成目标解决实际问题。

2、议程(Agenda)。会议都有一个议程,例会的议程相对固定,可以提高效率。可以来个三段论:(1)上周行动计划目标的完成情况;(2)过程中好的方面及存在的问题,需要改进的地方;(3)新的行动计划和目标、责任人。

3、时间(Time)。时间相对也固定下来,周例会1个小时就可以了,超过1.5个小时的会议一定在浪费时间。如果觉得会议内容太多,1个小时时间不够,怎么办?那就精减会议内容,直到控制在1小时之内。

4、信息(Information)。其实就是会议的内容。会议内容应强化目标导向性,聚焦在上周的行动计划和目标上和新一周的行动计划上。我能够听到很多人在读自己的流水账,把日常工作都说了出来,这大大地浪费了时间。

5、结果(Outcomes)。会议要有结果,并不仅仅指记录员写的会议纪要,而是指会议上制定的行动计划如何落实,目标和评价标准是什么?责任人是谁?资源保障是什么?总之是为了落地。发现问题,为下一步的改进提供基础。

这五条原则,其中蕴含着PDCA的管理闭环过程,如果都做到了,就会使各项工作不断得到改进和提升。

知道如何开会,对许多规范管理的企业都不是什么事儿。但大部分企业做得并不好,存在大量因会开得不好浪费人力和时间的现象。

8个人的会议,本来1个小时就能解决问题的,结果延长到了2个小时,这就整整浪费了一个人一天的工作量。如果会议的内容并没有解决什么问题,或者会议的内容没有落实,浪费的就更多。

我们对某国有商业银行某部门进行工作量饱和度的测查,部门员工说,他们每周的周例会要开一上午的时间,他们要求按3小时核算工作量。

如果这个部门共有10个人,他们的周例会能够控制在1个小时之内,仅这一项工作,就能节约出20个小时,相当于节约出0.5个人手出来。而这个部门一直在向人力资源报怨人员编制紧张,需要增加人手。


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